In pratica, un cambio di gestione della proprietà comporta una serie di insidie quando si tratta di consegnare gli ampi dossier. Soprattutto quando la nuova amministrazione lavora con i dossier digitali, ciò comporta un grande sforzo manuale. Perché i documenti disponibili in formato cartaceo o PDF devono essere trasferiti dalla vecchia amministrazione alla struttura di archiviazione aziendale. I documenti disponibili digitalmente vengono spesso anche stampati e scansionati di nuovo per poi essere ordinati, riorganizzati e ricatalogati. La soluzione per l'accesso al mandato, sviluppata congiuntamente, copre l'intero processo dalla scansione alla classificazione automatica e all'inserimento di parole chiave dei documenti fino al trasferimento mirato all'archivio digitale.
L'intelligenza artificiale come componente fondamentale
Al centro, la soluzione di accesso al mandato consiste in una logica basata sull'intelligenza artificiale, che è stata addestrata in anticipo per i documenti specifici della proprietà e la struttura di archiviazione dell'amministrazione. Con la soluzione di accesso per mandato, ogni accesso per mandato viene ora trasferito senza problemi e rapidamente al sistema di destinazione designato. A causa dell'elevato grado di automazione, un processo ingombrante e noioso può ora essere implementato in modo molto snello e ampiamente automatizzato. La preparazione del lavoro per la scansione può essere ridotta al minimo, il che porta a un prezioso risparmio di tempo.
«Con il nuovo processo di accesso mandato abbiamo risolto insieme un problema fondamentale nella gestione. Non importa se i documenti vengono consegnati in forma fisica o digitale, ora abbiamo una soluzione semplice e intelligente per trasferire tutti i documenti nell'archivio a prova di revisione nella forma che desideriamo, automaticamente e praticamente senza alcuno sforzo manuale", spiega Martin Frei, Chief Digital Officer di VERIT Immobilien AG.
Valore aggiunto significativo per il settore
Poiché l'accesso digitale ai mandati è un grave problema in tutto il settore e non esiste ancora una soluzione end-to-end automatizzata sul mercato, le due società stanno anche lanciando l'accesso digitale ai mandati per terze parti, il che rende disponibile la soluzione di accesso ai mandati consolidata a tutti gli altri partecipanti al settore come servizio puts. L'industria può così beneficiare del lavoro preparatorio svolto e gestire il proprio mandato di accesso – sia analogico, digitale o ibrido – con la stessa soluzione in futuro. Questo è un valore aggiunto per l'intero settore e colma un divario che attualmente è ancora aperto e sta diventando sempre più rilevante man mano che le amministrazioni conservano anche i dossier digitali.
Stefan Röösli, Account Manager Real Estate di Arcplace: «In questo progetto, insieme siamo stati in grado di combinare tecnologie avanzate in una soluzione globale. Le tecnologie AI non vengono utilizzate solo come parole d'ordine, ma anche concretamente e come componente centrale di un processo quotidiano. Siamo convinti che questa soluzione possa semplificare la vita al settore immobiliare.»
