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La sfida digitale nei portafogli immobiliari
La digitalizzazione è arrivata pienamente nel settore immobiliare. Si intravede un grande potenziale soprattutto nella gestione. I requisiti normativi, ad esempio in materia di sostenibilità/ESG, la pressione per l’efficienza e le nuove esigenze degli utenti o i concetti di utilizzo portano ad una sola conclusione: in futuro, non sarà più possibile gestire gli immobili come si faceva nel secolo scorso.

Le soluzioni digitali promettono sollievo in diverse aree della gestione. Tuttavia, questi potenziali non sono facili da realizzare: I portafogli immobiliari vengono acquisiti nel corso di anni e decenni. Di conseguenza, anche il panorama dei processi e dei software per la gestione di questi portafogli cresce negli anni. Inoltre, questo comprende numerose fasi del processo: La digitalizzazione sistematica delle operazioni immobiliari è quindi una sfida la cui soluzione sta diventando sempre più urgente.

Invece di costruire altre applicazioni passo dopo passo e di cercare di rattoppare un sistema complessivo cresciuto, negli ultimi due anni diversi proprietari e gestori di immobili hanno adottato un approccio diverso, ossia un “approccio greenfield”: come si progetterebbe un’operazione immobiliare massimamente digitalizzata se si potesse ricominciare da capo – su un sito greenfield?

In questo contesto, la prima cosa da considerare è stata quali “lavori” dovranno essere effettivamente svolti in futuro. Si può ipotizzare che alcuni lavori tradizionali continueranno ad esistere, altri saranno eliminati dalla digitalizzazione e altri ancora saranno aggiunti. L’obiettivo è stato quello di identificare singoli grandi blocchi di compiti che possono essere compresi di per sé.

È utile dividere i lavori in tre grandi categorie: Gestione degli inquilini, gestione degli immobili commerciali e gestione tecnica degli immobili. È stato dimostrato che tutti i lavori essenziali da svolgere nelle operazioni immobiliari possono essere mappati in una matrice 3×6.

La costruzione di un operatore digitale su un sito greenfield segue quindi la logica di supportare questi singoli lavori da svolgere PRIMA con componenti software moderni, in modo da creare una piattaforma senza soluzione di continuità in cui il maggior numero possibile di processi viene automatizzato. Solo ALLORA si valuta per quali attività impiegare i dipendenti, che possono così ottenere un valore aggiunto maggiore per gli utenti di queste proprietà. L’obiettivo non è quindi principalmente quello di aumentare l’efficienza, ma di utilizzare il personale sempre più scarso della gestione per quelle attività che creano davvero valore aggiunto.

Naturalmente, i benefici potenziali non sono ugualmente grandi in tutte le fasi del processo e l’implementazione non è quindi ugualmente urgente ovunque. È importante stabilire delle priorità in base alle dimensioni dell’efficienza e dell’impatto sui ricavi, dell’influenza sulle dimensioni della sostenibilità, della soddisfazione degli inquilini e della trasparenza. Una cassetta degli attrezzi che mostri gli strumenti possibili in tutte le fasi del processo e permetta di stabilire le priorità in base alle diverse funzioni aiuta a creare una vera e propria roadmap.

È altrettanto importante avere a disposizione strumenti adeguati che colleghino i diversi sistemi tra loro, ad esempio una piattaforma di integrazione o orchestrazione come quella di Allthings. L’obiettivo è proprio quello di evitare l’uso separato di soluzioni isolate. Se si fa la scelta giusta di partner in grado di integrarsi in una fase iniziale, si creerà un ecosistema in rete.

Implementazione pragmatica con l’esempio di UBS
Ma come si mette in pratica tutto questo? Una volta che la visione è chiara – creare un operatore digitale di massimo livello con una piattaforma integrata attraverso vari componenti software – allora un approccio graduale è adatto all’implementazione. Negli ultimi anni, una serie di proprietari di immobili e di fornitori di servizi ha intrapreso questo percorso.
Anche UBS, uno dei maggiori investitori immobiliari in Svizzera, sta seguendo questo approccio nei suoi progetti di innovazione digitale nelle operazioni immobiliari.

UBS ha scelto la strada di testare e convalidare innanzitutto i singoli lavori da svolgere attraverso i singoli progetti di nuova costruzione, che svolgeranno un ruolo essenziale per una piattaforma integrata in futuro.

Ad esempio, i processi “ricerca di inquilini”, “comunicazione con gli inquilini”, “elaborazione degli incidenti” e offerta di servizi aggiuntivi per la comunità sono stati testati sul Claraturm di Basilea.

Nel progetto combinato di ristrutturazione/nuova costruzione Grimselhof ad Altstetten, invece, dovevano essere implementati i processi “onboarding”, “gestione dei contratti e dei dati”, “gestione dei documenti e reportistica” e nuove modalità di elaborazione delle riparazioni e dei danni. In questo modo, i vari lavori da fare possono essere convalidati nel tempo e combinati in una piattaforma complessiva.

La progettazione di un piano per la creazione di operatori digitali di solito può essere facilmente tracciata in una serie di 3-4 workshop. Il processo illustrato nel diagramma mostra una sequenza ideale-tipica di un progetto di pianificazione per la creazione di un operatore digitale.

L’esperienza precedente con gli approcci greenfield dimostra che l’implementazione sistematica di un operatore digitale in collaborazione con i proprietari immobiliari e i fornitori di servizi rende il funzionamento degli immobili fino al 30% più efficiente, il 100% più centrato sull’inquilino e orientato alla sostenibilità fin dal primo giorno – ed elimina anche molti dei classici obiettivi contrastanti che derivano dai modelli di business convenzionali.