Ein Wechsel der Immobilienverwaltung birgt in der Praxis einige Tücken, wenn es um die Übergabe der umfangreichen Dossiers geht. Vor allem wenn die neue Verwaltung mit digitalen Dossiers arbeitet, ist dies mit sehr grossem manuellem Aufwand verbunden. Denn die in Papierform oder als PDF vorhandenen Dokumente müssen von der alten Verwaltung in die firmeneigene Ablagestruktur überführt werden. Oftmals werden digital vorhandene Dokumente sogar ausgedruckt und wieder eingescannt, um dann sortiert, reorganisiert und neu katalogisiert zu werden. Die Mandatszugangslösung, welche gemeinsam entwickelt wurde, deckt dabei den Gesamtprozess von einem allfälligen Scanning über die automatische Klassifizierung und Verschlagwortung der Dokumente bis zur zielgerechten Übergabe in das digitale Archiv ab.
Künstliche Intelligenz als Kernkomponente
Im Kern besteht die Mandatszugangslösung aus einer Logik auf Basis von künstlicher Intelligenz, welche vorab auf die immobilienspezifischen Dokumente sowie die verwaltungseigene Ablagestruktur antrainiert wurde. Mit der Mandatszugangslösung wird nun jeder Mandatszugang reibungslos und schnell ins designierte Zielsystem überführt. Aufgrund des hohen Automatisierungsgrades kann ein beschwerlicher und mühsamer Prozess neu sehr schlank und weitestgehend automatisiert umgesetzt werden. Die Arbeitsvorbereitung für das Scanning kann auf ein Minimum reduziert werden, was zu wertvollen Zeitersparnissen führt.
«Mit dem neuen Mandats Zugangsprozess haben wir zusammen ein grundlegendes Problem in der Bewirtschaftung gelöst. Ganz egal, ob die Dokumente in physischer oder digitaler Form übergeben werden, haben wir nun eine einfache und smarte Lösung, wie wir alle Dokumente in die von uns gewünschte Form automatisch und praktisch ohne manuellen Aufwand ins revisionssichere Archiv überführen können», erklärt Martin Frei, Chief Digital Officer bei VERIT Immobilien AG.
Deutlicher Mehrwert für die Branche
Da der digitale Mandatszugang in der ganzen Branche ein grosses Problem darstellt und es noch keine automatisierte End-to-End-Lösung im Markt gibt, lancieren die beiden Firmen zudem den digitalen Mandatszugang für Dritte, welcher die aufgebaute Mandatszugangslösung allen anderen Branchenteilnehmern als Service zur Verfügung stellt. Die Branche kann somit von der geleisteten Vorarbeit profitieren und ihre eigenen Mandatszugänge – ob analog, digital oder hybrid – zukünftig mit der gleichen Lösung bewerkstelligen. Das ist ein Mehrwert für die gesamte Branche und schliesst eine Lücke, die momentan noch sehr weit aufklafft und immer relevanter wird, je mehr Verwaltungen ebenfalls digitale Dossiers führen.
Stefan Röösli, Account Manager Real Estate bei Arcplace: «Gemeinsam konnten wir in diesem Projekt fortschrittliche Technologien zu einer Gesamtlösung zusammenfügen. Die KI-Technologien werden dabei nicht nur als Buzzwords, sondern konkret und als zentrale Komponente für einen Alltagsprozess angewendet. Wir sind überzeugt, mit dieser Lösung der Immobilienbranche das Leben einfacher machen zu können.»