Lukas M. von Rotz,
MRICS ist Senior Consultant & Teamleiter bei Drees &
Sommer Schweiz AG in Zürich
Andreas Wende,
MRICS ist Projektleiter
Akquisition & Entwicklung bei Mobimo Management AG
Immer mehr Neubauprojekte, ob im Wohnungswesen oder komplexe Office- und Gewerbeeinheiten, werden mit Hilfe von Building Information Modelling (BIM) realisiert. Doch für Investoren und Bauherren mit Weitblick und Interesse an einer effizienten, nachhaltigen Bewirtschaftung macht das Planungstool nicht vor der Betriebsphase halt. Im Gegenteil: Ist ein Objekt mit BIM erstellt worden, profitieren die Eigentümer / Investoren, Nutzer sowie Facility-Management-Dienstleister von Vorteilen bei Strukturierung und Übernahme aller betrieblich relevanten
Informationen und Daten in die IT-Systemlandschaft des Gebäudebetriebs. Hierfür ist es aber erforderlich, ein sogenanntes «BIMtoFM»-Konzept schon vor Bezug des Objekts aufzusetzen. Es garantiert einen systemgestützten Immobilienbetrieb (BIM Asset Management, Facility Management Applications (FMA), Operations & Maintenance (O&M)), der auf einer konsistenten und umfassenden Datenbasis und Unternehmensanalyse beruht. Facility-Management-Modelle bieten eine grosse Informationsquelle, einschliesslich zusätzlicher räumlicher Daten, Leistungsdaten, Elementattribute und Geräteparameter, die für den Betreiber zu Verfolgungszwecken wichtig sind, das heisst Seriencodes,
Garantien, Betriebs- und Wartungshandbücher usw. Letztere umfassen die betriebsrelevanten Bereiche und Funktionen, Steuerung und Ausführung der operativen FM-Prozesse sowie die bestehenden IT-Systeme. Die Daten können zusätzlich verwendet werden, um die Raumnutzung, die wirtschaftliche Entscheidungsfindung, die kurzfristige und langfristige Planung, die Kostenauswirkungen der Änderung oder Aufrüstung von Gebäudebeständen, die steuerliche Aufteilung der Kosten und die Führung einer aktuellen umfassenden Datenbank zu bestimmen. Die Schlüsselrolle fällt der Entwicklung einer zukünftigen Immobilien-IT-Systemarchitektur und einer datenaffinen Betriebsorganisation zu.
Warum aber sollten sich institutionelle Investoren mit der Thematik beschäftigen? Wo liegen die Mehrwerte von BIM für Financiers und Eigentümer? Standen für sie bislang primär Lage, Flächen- und Nutzungsfragen im Vordergrund, so ist es inzwischen auch im Real Estate Investment & Asset Management Alltag, dass die Bewirtschaftung eines Immobilienportfolios durch einen externen Dienstleister erfolgt. Wenn der Investor selbst noch wenige Bewirtschaftungsprozesse ausführt, kann er diese dennoch mit Hilfe von BIM aus monetärer Sicht positiv evaluieren.
Erfolgreiches Modellprojekt mit Mobimo
Für unseren Kunden Mobimo Management AG in Küsnacht, vertreten durch Projektleiter Andreas Wende, haben wir beispielhaft ein «BIMtoFM»-Projekt in einen Bewirtschaftungsprozess integriert. Mobimo ist eine der führenden Immobilien-Investmentgesellschaften der Schweiz. Die Qualität des Portfolios steigert das Unternehmen laufend, indem es eigene Objekte entwickelt und bestehende Liegenschaften gezielt aufwertet. Mit der Mobimo FM Service AG gehört ein auf alle Facetten des Facility Managements spezialisiertes Unternehmen zur Mobimo-Gruppe und erbringt Dienstleistungen für Mobimo-eigene Liegenschaften.
Zu Beginn des Projekts, an dem mehrere Fachabteilungen an unterschiedlichen Drees & Sommer Standorten beteiligt waren, standen folgende Fragen im Raum: Wie können Informationen aus dem BIM-Modell in die betriebliche IT-Systemlandschaft von Mobimo transferiert werden? Welche Schnittstellen und Datenaustauschformate werden für die Implementierung in das CAFM-System und die Asset Management-Systeme benötigt? Wie müssen zukünftig BIM-Projekte beauftragt werden, um die richtigen Informationen für den Gebäudebetrieb zu erhalten?
«Um ein erfolgreiches «BIMtoFM»-Konzept zu gestalten, war es wichtig, dass eine gründliche Unternehmensanalyse durchgeführt wurde: Einerseits haben wir bei Mobimo bestehende Strukturen und Prozesse aus betrieblicher Sicht analysiert, um den Umfang der Integration von Gebäudedaten in die Prozesslandschaft abschätzen zu können – andererseits untersuchten wir die immobilienrelevante IT-Systemlandschaft und deren Funktionen & Schnittstellen, um den Vernetzungsgrad zwischen den betrieblichen Systemen zu ermitteln», so der Projektleiter Lukas Manuel von Rotz von Drees & Sommer. Wie schon erwähnt, ist die IT-Architektur ein Kern von «BIMtoFM». Wir wollten wissen: Welche Applikationen sind in der Beschaffung oder werden in Kürze beschafft? Welche strategischen Vorgaben bestehen, und wie beeinflussen diese neue betriebliche Systemlandschaften?
Strukturierte Workshops mit den Stakeholdern
Um die Bedürfnisse aller Stakeholder zu erfassen und die betrieblichen Anforderungen an die Gebäudeinformationen seitens Mobimo zu evaluieren, führten wir strukturierte Workshops durch. Die Tiefe der Datenabfrage erfolgte auf Basis der Kernprozesse der Stakeholder. Interne Schnittstellen wurden berücksichtigt, bestehende Prozesse hinterfragt und optimiert. Durch diese Auseinandersetzung mit den für jeden Stakeholder relevantesten Immobiliendaten konnten wir die Anforderungen an die betrieblichen Daten strukturiert aufnehmen und in der Analyse verarbeiten. Was wir allen Kunden empfehlen, galt auch hier: Daten, die nicht prozess-, sicherheits-, instandhaltungs- oder prüfungsrelevant sind und über keine Pflegeprozesse verfügen, werden aussen vor gelassen. Neben den Workshop-Ergebnissen flossen in die Analyse noch bestehende Standards von Mobimo, Richtlinien, IT-Systeme sowie insbesondere das CAFM-System des Gebäudebetreibers ein.
Um jedoch eine zukunftsorientierte Bewirtschaftung der Objekte sicherstellen zu können, ist eine Definition der zukünftigen Bewirtschaftungsprozesse notwendig. So ist es zum Beispiel hilfreich, mögliche Innovationen immer in den Prozessen und Anwendungen zu analysieren. Aus all diesen Informationen entsteht ein Zielbild, das auf die IT-Systemarchitektur gespiegelt wird und als Basis für den Gebäudebetrieb dient. Die aus der Analyse resultierende Anforderungsliste sowie die Zielbild-Vorgaben werden dann in einer Datenbank gebündelt. Sie bietet verschiedene Kriterien an, zum Beispiel Einordnung der Priorität der Informationen, basierende Grundlage, Stakeholder, Zeitpunkt und Verantwortung über Datenlieferung, Übergabeformat oder Verantwortung des Pflegeprozesses.
BIMtoFM ist ein ganzheitliches Tool
Zusammengeführt werden in die BIM-Dokumente dann: Informationsanforderungen Auftraggeber (IAG) und Information Delivery Manual (IDM) mit betrieblicher Attributdefinition. Mit dem BIM-Abwicklungsplan werden die projektspezifischen Anforderungen definiert sowie deren Umsetzung mit den Projektbeteiligten der Planung und Ausführung als Vertragszusatz vereinbart. Die anschliessende Überführung der Daten in die jeweiligen Systeme erfolgt via Data-drops. Wichtig an dieser Stelle sind die Anforderungen an die Funktionalität der IT-Systemarchitektur:
-Ist es im Einzelfall notwendig, über bidirektionale Schnittstellen zwischen betrieblichen Softwares zu verfügen?
-Wie werden die BIM-Modelle gepflegt, welche Ressourcen stehen zur Verfügung? Sind die dafür notwendigen Kompetenzen vorhanden?
-Welche «Insellösungen» sind erforderlich und woher beziehen diese ihre Daten?
Praxistipp: Die entstandenen Überlegungen und Prozessabläufe sind zwingend zu dokumentieren, sodass der zukünftige Betreiber über ein klar definiertes «Gebäudebetriebsdatenkonzept» verfügt. Es gibt das strategische und operative Management von betrieblichen Daten vor, inklusive eines Datenpflegekonzeptes sowie Verantwortlichkeiten, regelt Kompetenzen sowie die Entwicklung und Implementierung eines betrieblichen Datenqualitätssicherungssystems. Investoren im Immobilienmarkt sind deshalb gut beraten, wenn sie bei einem «BIMtoFM»-Vorhaben schon in der Projektierungsphase Experten hinzuziehen – für eine Strategieberatung, für Ausschreibung und Implementierung von RE-IT oder für einen Fullservice inklusive Projektbegleitung und Change Management. ■
