En pratique, un changement de gérance comporte de nombreux écueils lorsqu'il s'agit de transmettre des dossiers volumineux. Surtout lorsque la nouvelle administration travaille avec des dossiers numériques, cela implique beaucoup d'efforts manuels. Parce que les documents disponibles sous forme papier ou sous forme de PDF doivent être transférés de l'ancienne administration vers la propre structure d'archivage de l'entreprise. Les documents disponibles sous forme numérique sont même souvent imprimés et scannés à nouveau pour ensuite être triés, réorganisés et recatalogués. La solution d'accès aux mandats, qui a été développée en commun, couvre l'ensemble du processus, de la numérisation à la classification et à la mise en mots-clés automatiques des documents jusqu'au transfert ciblé vers l'archive numérique.
L'intelligence artificielle comme élément central
À la base, la solution d'accès aux mandats consiste en une logique basée sur l'intelligence artificielle, qui a été entraînée au préalable pour les documents spécifiques à la propriété et la structure de classement propre à l'administration. Avec la solution d'accès au mandat, chaque accès au mandat est désormais transféré en douceur et rapidement vers le système cible désigné. En raison du degré élevé d'automatisation, un processus lourd et fastidieux peut désormais être mis en œuvre de manière très simple et largement automatisée. La préparation du travail pour la numérisation peut être réduite au minimum, ce qui entraîne un gain de temps précieux.
«Avec le nouveau processus d'accès aux mandats, nous avons résolu ensemble un problème fondamental de gestion. Peu importe que les documents soient remis sous forme physique ou numérique, nous disposons désormais d'une solution simple et intelligente pour transférer tous les documents vers l'archive à l'épreuve des audits sous la forme souhaitée, automatiquement et pratiquement sans effort manuel », explique Martin Frei, Chief Digital Officer chez VERIT Immobilien AG.
Valeur ajoutée significative pour l'industrie
Étant donné que l'accès numérique aux mandats est un problème majeur dans l'ensemble de l'industrie et qu'il n'existe toujours pas de solution automatisée de bout en bout sur le marché, les deux sociétés lancent également l'accès numérique aux mandats pour des tiers, ce qui rend disponible la solution d'accès aux mandats établie. à tous les autres participants de l'industrie en tant que service. L'industrie peut ainsi bénéficier des travaux préparatoires qui ont été effectués et gérer ses propres accès mandatés – qu'ils soient analogiques, numériques ou hybrides – avec la même solution à l'avenir. C'est une valeur ajoutée pour l'ensemble de la filière et comble une lacune encore largement ouverte à l'heure actuelle et qui devient de plus en plus pertinente au fur et à mesure que les administrations conservent également des dossiers numériques.
Stefan Röösli, Account Manager Real Estate chez Arcplace : « Dans ce projet, ensemble, nous avons pu combiner des technologies avancées dans une solution globale. Les technologies d'IA ne sont pas seulement utilisées comme mots à la mode, mais aussi concrètement et comme élément central d'un processus quotidien. Nous sommes convaincus que cette solution peut faciliter la vie du secteur immobilier.»
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